Az optimális megoldás: Alapértelmezettként menjen Multipart levél , + TEXT azoknak, akik kifejezetten azt kérték

Először is tisztázzunk néhány alapfogalmat!

TEXT formátum: Csak karaktereket és sortörést tartalmazhat. Nem lehet színeket, különböző betűméreteket, betűstílusokat (aláhúzott, vastag, dőlt, stb.) és képeket használni benne. A TEXT e-mail elkészítésére legalkalmasabb program a Jegyzettömb, angolul Notepad (Programok / Kellékek).

HTML formátum: A weblapok nyelvén készült, a weblapokon használható összes vizuális eszközt felsoroltatni képes formátum. Az elkészítése lehetséges valamilyen weblap szerkesztő programmal (Dreamweaver, Homesite, stb.), de a gyakorlottabbak a HTML kód megírásával készítik.

Multipart küldési mód: Az arra alkalmas levelezőprogram által elküldésre kerül mind a TEXT, mind a HTML verzió. Azon levelezőprogramok, amelyek képesek a HTML formátum megjelenítésére, a levélnek a HTML részét, az összes többi levelezőprogram pedig a TEXT verziót jeleníti meg. Ez a küldési mód választ ad arra a dilemmára, hogy vajon mely formátumot tudják fogadni az egyes olvasók. (De nem oldja meg azt a kérdést, hogy melyiket szeretnék olvasni!)

Az alcímben megfogalmazott megoldás tehát azt jelenti, hogy aki kifejezetten a TEXT verziót kéri, annak küldjön azt, viszont mindenki másnak menjen a Multipart levél, és majd a levelezőprogramja azt a formátumot jeleníti meg, amelyiket tudja (Ha mindkettőt tudja, akkor a HTML-t jeleníti meg!).

Milyen szempontokat mérlegeljen, ha mégis úgy dönt, hogy csak a TEXT vagy csak a HTML változatot szeretné elkészíteni és elküldeni? Ha mégis úgy dönt, hogy nem szeretne energiát fordítani mindkét formátum elkészítésére, akkor a következő szempontokat érdemes mérlegelnie, mielőtt véglegesítené döntését:

Mi a célja a levéllel? Ha levelének nem célja a márka építése, a cégről kialakult kép erősítése, hanem csak az információ eljuttatása, vagy ha Ön abban a speciális helyzetben van, hogy a márka építése már a megfelelő információ eljuttatásával is elérhető, akkor küldjön TEXT levelet. Ha a levélnek akár a legkisebb mértékben is célja a márka építése, az image erősítése, akkor küldjön HTML levelet!

Milyen közönségnek küldi a levelét? Ha potenciális olvasótáborának zöme ingyenes levelezőrendszert (Freemail, Hotmail, stb.), vagy MS Outlook v Outlook Express programokat használ, bátran küldhet HTML levelet, el fogják tudni olvasni őket! Ha azonban olvasói nagy része a nagyvállalatoknál használatos levelezőrendszerek valamelyikét (MS Exchange, Lotus Notes) használja, akkor szinte kötelező a TEXT formátum. Honnan tudhatja meg, hogy mit használnak olvasói? Ismét a legegyszerűbb megoldás, ha megkérdezi tőlük, rögtön a feliratkozáskor.

Milyen a levél szerkezete? Bizonyos esetekben a levél hossza és/vagy szerkezete lehetővé teszi, hogy TEXT formátum esetén is könnyen olvasható legyen, a legtöbbször azonban nagy segítség a HTML adta lehetőség a megfelelő tördelésre. Általában minél hosszabb egy levél, annál inkább szüksége van a könnyű olvashatóság érdekében a különböző kiemelések, sorszámozott listák, nagyméretű címek, keretes részek stb. használatára.

Attól, hogy jól hangzanak, még nem kell elhinni őket! Segítségül a szempontok mérlegeléséhez az alábbiakban tisztázunk néhány - még az e-mail marketinggel foglalkozó szakemberek szájából is - gyakran elhangzó félreértést:

Végezetül egy jó tanács: Bármilyen formátum mellett dönt is, feltétlenül küldjön saját magának különböző levelezőprogramokon használatos e-mail címeire egy-egy tesztlevelet, mielőtt a végső változatot elküldi listájára, és próbálja azt az olvashatóság szempontjából is szemügyre venni! Inkább tartson tovább egy levél elkészítése, minthogy olvasói az első pillantás után a lomtárba dobják!

Forrás: Internet-marketing.hu