Minden alkalommal emlékeztesse olvasóit arra, hogy ki is Ön és hogy miért ír nekik!

- A levél elején emlékeztesse őket, mire iratkoztak fel. Ha például az őszi BNV-n dobta be az illető a névjegyét a "További információt kérek" dobozba, akkor kezdje levelét így: "Kedves [keresztnev], köszönjük, hogy a BNV-n meglátogatta standunkat, és kenyérsütő gépünkkel kapcsolatban további információt kért tőlünk! Levelünkben szeretnénk Önt tájékoztatni..."
- Foglalja bele az emlékeztető mondatba az illető e-mail címét és esetleg a jelentkezés időpontját. Ez szintén segít az illetőnek felidézni, hogy hogyan és miért is iratkozott fel Önhöz.

Tegye felismerhetővé az Öntől érkező leveleket!

Minden erőfeszítése kárba veszhet, ha egy rosszul megválasztott küldő név vagy tárgy mező miatt levele azonnal a törölt levelek mappába kerül. Mit tehet ennek az elkerülésére?

- Nézze át először azokat a kéretlen leveleket, amiket Ön az elmúlt időszakban kapott, és figyelje meg leginkább azokat, amelyekről Ön is azonnal tudta, hogy spam levelek. Figyelje meg, hogyan fogalmaztak, és próbálja kerülni az azokhoz hasonló megfogalmazásokat! (Én ilyeneket találtam: "Hírlevél" - ebből vagy 10 különbözőt, "xy Kft. Newsletter" "...Megjelent", "akármi.hu médiaajánlata", "Egyedülálló...." stb.)
- A küldő neve mezőben mindig pontosan ugyanazt a nevet szerepeltesse, hogy aki beállította levelezőprogramja üzenetszabályaiban az Ön levelének a fogadását, az mindig meg is kapja azt. Már a feliratkozáskor küldött levélben is javasolhatja olvasóinak, hogy állítsák be levelezőprogramjukat, hogy az Öntől érkező levelet rakja egy külön mappába, és így mindegyik levél megmarad későbbi olvasásra.
- Alaposan gondolja végig, hogy ha Ön egyik olvasója helyében lenne, akkor milyen tárgy mező késztetné Önt leginkább a levél megnyitására. Mi az a téma, ami a leginkább érdekli olvasóit? (Ezen a kérdésen amúgy is érdemes kicsit jobban elgondolkozni - amúgy sem árt, ha levele eleve ilyen témáról szól!) Küldjön saját magának egy teszt levelet a kitalált küldő névvel és tárgy mezővel, és próbálja meg egy lehetséges olvasója szemével nézni a levelet. Ön kinyitná vagy kidobná?

Mindig tegye lehetővé az adatmódosítást, és a leiratkozást!

- Nagymértékben növelheti olvasói bizalmát és biztonságérzetét Önnel kapcsolatban, ha a leiratkozás linket és a leiratkozási instrukciókat jól láthatóan, már levele elején elhelyezi. Ha ez túl hosszú, és ezzel elrontaná a levél külalakját, helyezzen el egy a leiratkozás helyére vonatkozó utalást rögtön a levél elején, és hagyja a részletes instrukciókat a levél végére - ahogyan mi is tesszük ezt.
- Adjon lehetőséget ideiglenes leiratkozásra. Ha hírlevelét heti rendszerességgel küldi (pl. főszezonban egy szezonális termékkel, szolgáltatással kapcsolatban), ajánlja fel, hogy áttérhet az olvasó negyedéves gyakoriságra, amikor is csak egy rövid összefoglalót küld az illetőnek. Inkább legyen meg a lehetőség a ritka kommunikációra, minthogy ne legyen rá semmi lehetősége!
- Adjon lehetőséget adatmódosításra, ahol olvasói megváltoztathatják feliratkozási e-mail címüket, a kért témákat, küldési gyakoriságot, egyéb adataikat. Ezzel Ön is jelentős időt és munkát takarít meg, listája is naprakész marad, és olvasói is jobban bíznak Önben.
- Alakítson ki rutint az e-mailben érkező leiratkozások kezelésére. Tapasztalataink szerint a felhasználók 5-10%-a a leiratkozás link helyett inkább e-mailben küldi el leiratkozási szándékát - vagy mert nem találja meg a leiratkozás linket, vagy mert nem bízik a működésében.

Legyen könnyen elérhető!

- Legyen benne a levélben jól láthatóan minden lehetséges elérhetősége
- Legyen link weboldalának kapcsolatfelvétel oldalára, ahol szintén legyen feltüntetve minden lehetséges elérhetőség. Nem látom be mi a haszna annak, amikor nem lehet hozzájutni egy cég értékesítési munkatársának a mobiltelefonszámához, vagy amikor egy olyan kontakt telefonszám szerepel egy levélben vagy weblapon, amit még munkaidőben sem vesz fel senki!

Legyen megbízható és kiszámítható technikai szempontból is!

Mielőtt levelét elküldi a listára, alaposan ellenőrizze azt minden szempontból! Küldjön tesztlevelet saját magának kollégáinak, és minden alkalommal küldjön tesztlevelet valakinek, akinek még új az Ön mondanivalója! Az ilyen ember ugyanis "friss szemmel" fog ránézni levelére, és olyan dolgokat is meglát, amit Ön és kollégái - saját munkájukhoz való érzelmi kötődésük miatt - nem biztos, hogy észre fognak venni.

A következőkre figyeljenek oda az ellenőrzésnél:

- Helyesírás, nyelvhelyesség, fogalmazás. A helyesírás ellenőrző programok kiszűrik az elütéseket, de ez kevés. Én magam mindig elolvastatom a levelet munkatársammal Khauth Györggyel, aki főként szakmai szempontok szerint bírálja, hacsak tehetem odaadom a szöveget egy nyelvi lektornak, és mindig elolvassa a végleges szöveget feleségem is, aki szintén a nyelvhelyességet és - mint kívülálló - az érthetőséget tudja ellenőrizni.
- Minden kép, táblázat, stílus és egyéb elem megfelelően jelenik-e meg a levélben. Különböző levelezőprogramokban is?
- Működnek-e a linkek. Mindegyiket ellenőrizze rákattintással! A linkekre kattintáskor megnyílnak-e a megfelelő dokumentumok, illetve a megfelelő ablakban nyílnak-e meg? A linkeket monitorozó rendszer jól lett-e beállítva, méri-e az átkattintásokat?
- Működik-e a leiratkozás link?
- Lehet-e a levélre válaszüzenetet küldeni (megérkezik-e a válaszüzenet Önhöz, vagy a megfelelő személyhez)?
- És végül készítsen magának ellenőrzőlistát, amin az összes ellenőrzendő szerepel. Használja és tartsa karban ezt a listát, hogy a hibák előfordulásának lehetőségét a minimálisra csökkentse!

Mindig tartsa szem előtt az adatvédelmi szempontokat!

- Soha ne adja el vagy bérbe e-mail listáját, hacsak nem hozza ezt félreérthetetlenül a feliratkozók tudomására még a feliratkozás előtt, jól látható helyen, az Ön által használt legnagyobb és legjobban észrevehető betűtípussal!
- Mindig hozza a feliratkozók tudomására az adatok kezelésével kapcsolatos gyakorlatukat. Ha nincs ilyen, ideje készíteni egyet!
- Soha ne biztassa arra olvasóit, hogy másokat felirassanak egy hírlevélre. Biztasson arra, hogy küldjék tovább az Ön levelét vagy cikkét, és a feliratkozás felől döntsön a címzett!

Végezetül pár fontos gondolat: Soha nem éri meg ezeket az alapelveket figyelmen kívül hagyni pusztán azért, hogy pár nappal hamarabb elküldésre kerüljön egy hírlevél! Ha másképp végzi e-mail marketing tevékenységét, mint ahogy itt leírtuk, legyen az egy tudatos döntés eredménye, de soha ne legyen a sietségé vagy a lustaságé. Egyszerűen megéri professzionálisan csinálni! Megéri hosszútávon, de megéri már közép- és rövidtávon is! Az e-mail marketing az a terület, ahol a legkisebb erőforrás-ráfordítással lehet ugyanolyan profi, mint a legnagyobbak! És ha ezt komolyan veszi, akkor hamarosan Ön is a legnagyobbak közé tartozhat!

A témában további információkat talál az Internet-Marketing.hu weboldal E-mail marketing oldalán